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Preguntas Frecuentes (FAQ)
1- ¿Qué es un convenio?
Un convenio es un acuerdo suscrito voluntariamente entre dos o más partes, en este caso, entre la USACH y otra(s) institución(es), con la finalidad de formalizar y regular las intenciones de colaboración en las distintas áreas del quehacer universitario.
Existen distintos tipos de convenios, dependiendo de la naturaleza, nivel de alcance y objetivos de la colaboración.
2- ¿Quién puede firmar convenios?
Los convenios pueden ser firmados por el Rector de la USACH, en su calidad de representante legal de la universidad, o en la/las persona/s en quien él delegue.
Actualmente, de acuerdo con la resolución exenta N° 5321/2023, que delega atribuciones en las autoridades que indica, pueden suscribir convenios de colaboración el/la Vicerrector/a de Vinculación con el Medio y los Directivos Superiores de Primer Nivel Jerárquico (Decanos), siempre que no irroguen en gastos a la universidad, dependiendo de la naturaleza y del nivel de alcance o vinculación que genere el respectivo convenio.
En otras palabras, los convenios que comprometen a la USACH en su totalidad son suscritos por el Sr. Rector, mientras que los convenios que comprometen, por ejemplo, a una Facultad específica, pueden ser suscritos por el/la respectivo/a Decano/a.
Sin perjuicio de lo anterior, la gestión y resguardo de los convenios suscritos por la USACH, independiente de quién lo firme, se centralizan en el DRII.
3-¿Puede, por ejemplo, un(a) Decano(a) de una Facultad suscribir un convenio?
Sí. Actualmente, de acuerdo con la resolución exenta N° 5321/2023 en su numeral XVIII letra I, pueden suscribir convenios de colaboración los Directivos Superiores de Primer Nivel Jerárquico (Decanos), siempre que no irroguen en gastos a la universidad y dependiendo de la naturaleza, como del nivel de alcance que genere el respectivo convenio.
Si el convenio vincula sólo a la Facultad con otra institución, puede suscribir un/a Decano/a, pero si el alcance del acuerdo es a nivel institucional (compromete a la USACH en su totalidad), debe ser suscrito por el Rector.
4- ¿Puede, por ejemplo, un(a) director(a) de departamento suscribir un convenio?
No, el director de un departamento no está facultado para suscribir convenios.
5- ¿Cómo se puede iniciar el procedimiento para la suscripción de un convenio y qué documentos deben acompañar esta solicitud?
Para suscribir (o renovar) un convenio se necesita, en primera instancia, la voluntad de ambas instituciones de suscribir dicho documento que formalizará el vínculo. Una vez que ambas partes dejan de manifiesto esta intención, la unidad gestora del convenio deberá enviar un memorándum vía STD al Dpto. de Relaciones Internacionales e Interuniversitarias los siguientes documentos:
- Formulario de solicitud de suscripción del convenio, debidamente completado y firmado por el/la gestor/a del convenio, el/la directora/a del Departamento y el/la Decano/a de la Facultad o Director/a de Escuela interesados/as en promover el acuerdo.
- Personería Jurídica de quién firmará el convenio en representación de la institución socia (Decreto de nombramiento del representante legal y Estatuto o Ley Orgánica de la Institución).
- En caso de existir: acompañar con un borrador de convenio propuesto por la contraparte.
Se sugiere indicar que la USACH cuenta con modelos de convenios preestablecidos (en español e inglés), que pueden ser trabajados en el proceso de negociación.
El formulario de solicitud de suscripción de convenios debe estar acompañado de los siguientes documentos:
- La propuesta de convenio recibida de la contra parte (en caso de existir). (*)
- El documento relativo a la personería jurídica.
(*) El Drii sugiere indicar a la contra parte que la UdeSantiago de Chile cuenta con formatos de convenios prestablecidos bilingües en español- inglés, los cuales serán intercambiados en el proceso de negociación.
6- ¿Qué función cumple el promotor de un convenio?
Establece el primer contacto con la universidad socia con la que se desea iniciar una colaboración. El/la gestor/a del convenio debe completar el formulario de solicitud de suscripción del convenio, indicando los contactos (correos electrónicos) de los/as académicos/as y de la oficina de relaciones internacionales de la institución socia o bien, de la unidad de la contraparte que acompañará en la gestión del convenio.
El/la gestor/a del convenio también da seguimiento a las actividades comprometidas en el acuerdo, su rol es dar continuidad y vida al convenio.
7- ¿Qué función cumple el área convenios del DRII?
El área de convenios del DRII se encarga de coordinar, apoyar, asesorar y velar por la correcta suscripción de cada convenio. Para ello, ofrece acompañamiento al gestor/a del acuerdo durante todo el proceso, revisando los borradores del convenio, solicitando las correspondientes revisiones de otras unidades involucradas, gestionando la firma del Rector (y/u otras autoridades) en el acuerdo y tramitando la resolución exenta que aprueba el convenio suscrito.
8- ¿Qué es la personería jurídica?
La personería jurídica es el documento que acredita que quien firma el convenio tiene responsabilidad jurídica para representar legalmente a su institución. Para que el convenio sea válido es necesario presentar un documento o reseña que lo indique expresamente.
9- ¿Se requiere informe jurídico para solicitar la firma de un convenio?
Sí. Una vez que se alcanza un borrador de convenio consensuado entre ambas instituciones, el DRII se encargará de solicitar la revisión e informe jurídico del documento, el cual puede tener dos posibles respuestas:
a) Informe jurídico con alcances: que ocurre cuando Dirección Jurídica indica que el convenio debe ser modificado en ciertas cláusulas, para que cumpla con la normativa legal aplicable. Si esto ocurre, el acuerdo debe ser ajustado y revisado nuevamente por el DRII, el/la gestora del convenio y la contraparte.
b) Informe jurídico positivo: que ocurre cuando el documento se encuentra ajustado a derecho y Dirección Jurídica muestra su conformidad con el texto propuesto, avalando que el convenio siga su curso y sea suscrito por las autoridades pertinentes.
10- ¿Se puede tramitar una propuesta de convenio sin necesidad de la emisión de informe jurídico?
No. Para que un convenio sea firmado, es requisito contar con el correspondiente informe jurídico.
11- ¿Otras unidades son consultadas dependiendo del tipo de convenio?
Si, dependiendo el tipo de convenio se solicitarán informes a las unidades pertinentes, las cuales pueden incluir a la Vicerrectoría de Postgrado (VIPO), Vicerrectoría de Investigación, Desarrollo e Investigación (VRIDEI), Vicerrectoría académica (VRA), entre otras.
12- ¿Cómo renovar un convenio?
En caso de querer renovar un convenio que se encuentre vencido o próximo a finalizar, el procedimiento es similar a la suscripción de cualquier convenio: el/la gestor/a del convenio debe completar el formulario de solicitud de suscripción del convenio, indicando que se trata de una “solicitud de renovación de convenio existente” y acompañarlo con la correspondiente personería jurídica de la institución socia.
13- Si se añaden y/o modifican cláusulas no previstas en un convenio firmado ¿es necesario suscribir uno nuevo?
Para modificar y/o añadir cláusulas que no estaban contenidas en un convenio que se encuentra firmado, es posible suscribir una adenda, donde se indicará el cambio de contenido que sufriría el convenio original.
La gestión de esta adenda es similar a la suscripción de un convenio, ya que debe ser acompañada por los mismos documentos de respaldo y requiere también un correspondiente informe jurídico.
14- ¿Cuándo finaliza el trámite de un convenio en la USACH?
Un convenio es un acto administrativo, por lo tanto, su trámite finaliza con la promulgación de su resolución exenta aprobatoria.
Una vez firmado el convenio por ambas partes y recibido por el DRII, nos encargaremos de gestionar su resolución aprobatoria, presentando ante Contraloría Universitaria el convenio que se firmó, la personería jurídica de la institución socia y el material de resolución. Una vez aprobado, el DRII recibirá un original de dicha resolución exenta.